Intro
C5 Digital er et tillægs modul til Microsoft Dynamics C5 med det formål at digitalisere alle processer i C5. Dette for at opfylde kravene fra den nye digitaliseringslov. Dvs. at alle udgående og indgående dokumenter i C5 arkiveres digitalt sammen med de enkelte poster i C5 dannet fra Finans, Debitor- og Kreditor modulerne eller via Salgsordre og Købsordre. C5 Digital kan anvendes til alle C5 versioner fra den første windows-baserede ver. 1.60 frem til C5 2012 som var den senest frigivne version fra Microsoft.
C5 Digital Dokumentarkiv
Dette skærmbillede viser opsamlingsstedet for alle transaktioner fra C5. Dvs. bogføring af poster fra en Finanskladde, Købsfaktura, Salgsordre m.v.
C5 Digital er et selvstændigt modul udviklet i et moderne programmeringssprog og indeholder sin egen SQL database hvor den gemmer posterne fra C5. Og det betyder også at du kan have C5 Digital åben på f.eks. Skærm2 mens du arbejder i C5 på Skærm1.
Modulet består af 3 faner for henholdsvis Købsfakturaer, Salsfakturaer og Finansposter. Forklaring på hvordan bilagene kommer ind i C5 Digital gives længere nede. Men ved at markere en post i arkivet har men 4 valgmuligheder. Vis Dokument er til at se det originale dokument man vedhæftede fra C5. Og Erstat Original Dokument anvendes hvis man vil erstatte et fejl-vedhæftet bilag fra bogførings-øjeblikket. Tilføj Dokumenter er til at tilføje yderligere dokumenter til samme postering. Og til sidst kan man ved at klikke på Vis Dokumentmappe se hele dokumentfolderen der er bogført under en finanskonto, debitor eller kreditor. C5 Digital opretter automatisk en folder med finanskonto, debitor eller kreditornummer, første gang der registreres et digitalt bilag. Og efterfølgende samles alle bilag i samme folder for den pågældende finanskonto, debitor eller kreditor.
Nedenfor ses eksempel på aktivering af Vis Dokumentmappe for en bogføringspost på finanskonto “3010 It-support”. Der ser du visuelt de bilag som indtil nu er bogført på denne finanskonto. Og tilsvarende vil den viser debitor- eller kreditornummer som folder ved poster fra salgsfakturering eller købsfakturering.
Eksempel på bogføring i C5 Kassekladde
Du bogfører i C5 som du plejer at gøre. Men eneste forskel med implementering af C5 Digital modulet er at du nu kan vælge et indgående dokument (købsfaktura) fra leverandør for hver kladdelinje hvor der skal tilknyttes et bilag. Ved klik på feltet Filnavn nederst i kladden åbnes en folder med indgående bilag hvor fra man kan udvælge det bilag der skal vedhæftes. Når kladden så bogføres sendes posterne over C5 Digital arkivet !
Eksempel på bogføring af Købsfaktura
Du bogfører din købsfaktura fuldstændig som du plejer i C5, hvad enten det er fra en Indkøbsordre eller fra Købsfaktura direkte i Kreditor/Daglig.
Men her kommer C5 Digital så ind i billedet idet du får nedenstående pop-up billede hvor du kan vælge at vedhæfte et eller flere bilag til kreditor-posten. Og her kan du også klikke på Vis Dokument før du afslutter med Arkiver og Luk vinduet hvorefter dokument er arkiveret i C5 Digital.
Eksempel på bogføring af Salgsfaktura
Salgsfakturaer til dine kunder skal også arkiveres digitalt ifølge den nye bogføringslov. Og her gælder det også at du fakturer fuldstændig som du plejer i C5.
Men her træder så en ekstra funktion ind fra C5 Digital. Nemlig en C5digitalTilPDF printer.
Ved klik på OK kommer denne valgmulighed op. Vil du sende til Mail eller Printer. I mit eksempel vælger jeg Mail
Ved valg af Mail popper din Outlook ( e.l.) op med oplysninger om fakturaen, hvor efter du kan fremsende fakturaen til kunden. Og bemærk at du også i C5 Digital kan lægge din faktura-skabelon ind som baggrund !
Og fakturaen med vedhæftet pdf-dokument er samtidig også arkiveret i C5 Digital under fanen Salgsfakturaer og også i stifinder-folderen for denne kunde ( kundens Debitor nummer i C5 ).
Ved installation af C5 Digital hos jer foreslår installations-kittet automatisk de korrekte placeringer af foldere m.v. med udgangspunkt i hvor C5 er placeret , f.eks. på en lokal PC eller på en server osv.